Оформление очков — это процесс, в котором задействовано сразу несколько этапов. Сначала необходимо зафиксировать рецепт клиента, затем подобрать оправу и линзы, оформить заказ, передать его в работу, проконтролировать изготовление, получить оплату и сообщить клиенту, что очки готовы.

Если каждый из этих этапов ведётся отдельно, сотрудникам приходится постоянно переключаться между карточками клиентов, таблицами, бумажными записями и рабочими чатами. В результате информация может потеряться, статус заказа становится неочевидным, а администратор тратит время не на обслуживание клиента, а на поиск нужных данных.

Для салонов оптики в Молдове особенно важно выстроить понятный процесс, в котором любой сотрудник может быстро понять, что было заказано, на каком этапе находится работа и что необходимо сделать дальше.

Разберём, как организовать такой процесс и какую роль в нём может играть автоматизация.

От рецепта к заказу: первый этап работы

Основа заказа очков — рецепт клиента. В нём указываются параметры, необходимые для подбора подходящих линз: диоптрии, цилиндр, ось, межзрачковое расстояние и другие значения, если они требуются для конкретного типа линз.

На практике рецепт может храниться отдельно от заказа. Например, данные находятся в карточке клиента или на бумажном бланке, а при оформлении очков администратор переносит их вручную.

Чем больше ручных операций, тем выше вероятность ошибки при вводе параметров.

Если данные клиента и его заказ связаны между собой в одной системе, сотруднику не приходится повторно переносить всю информацию. Это делает оформление более последовательным и помогает сократить количество ошибок.

Подбор оправы и проверка наличия

После рецепта клиент выбирает оправу.

Здесь уже требуется информация о запасах: есть ли конкретная модель в салоне, доступен ли нужный цвет или размер, можно ли получить оправу из другой торговой точки.

Если учёт ведётся только на уровне общей модели, сотруднику может быть сложно понять, какая именно модификация находится в наличии.

Связь заказа со складским учётом позволяет проверить наличие непосредственно во время оформления. Если нужной оправы нет в текущем салоне, сотрудник может проверить доступность в другом филиале и определить дальнейшие действия.

Подбор линз по параметрам клиента

Линзы требуют ещё большей детализации.

При выборе необходимо учитывать рецепт клиента, тип линз, покрытие, индекс и другие характеристики. При этом часть продукции может находиться на складе, а часть — заказываться у поставщика или передаваться в изготовление.

Когда подбор выполняется вручную по каталогам или прайс-листам, сотруднику приходится самостоятельно сопоставлять большое количество параметров.

Автоматизированный подбор позволяет связать характеристики линз с данными рецепта и быстрее найти подходящие варианты.

Для администратора это означает меньше ручной работы, а для клиента — более понятный и последовательный процесс оформления заказа.

Что необходимо зафиксировать в заказе

После выбора оправы и линз важно сохранить всю информацию, связанную с заказом.

Это может включать:

  • выбранную оправу;
  • параметры и тип линз;
  • стоимость изготовления и обработки;
  • скидку или другие условия продажи;
  • предполагаемый срок готовности;
  • сумму предоплаты;
  • оставшуюся сумму к оплате.

Если часть этой информации хранится отдельно, следующий сотрудник может не иметь полной картины. Например, клиент приходит за очками в другую смену, а администратору приходится искать сведения о том, сколько уже было оплачено и какие условия были согласованы.

Когда вся информация находится внутри заказа, его можно передать от одного сотрудника другому без потери контекста.

Передача заказа в изготовление

Если линзы необходимо изготовить или обработать, заказ передаётся в мастерскую, лабораторию или поставщику.

После этого важно контролировать не только предполагаемый срок, но и фактический статус работы.

Без единой системы сотруднику приходится уточнять информацию у коллег или поставщика, особенно если клиент самостоятельно обращается в салон и спрашивает, когда будут готовы его очки.

При наличии статусов сотрудник сразу видит, находится ли заказ ещё на оформлении, передан ли он в работу или уже готов.

Статусы помогают контролировать незавершённые заказы

Для ежедневной работы удобно разделять заказы по понятным этапам, например:

Новый заказ → В работе → Готов → Выдан

Такая последовательность позволяет сотрудникам видеть текущую ситуацию без дополнительных сообщений и звонков.

Для владельца или управляющего это также удобный способ контролировать незавершённые заказы: какие заказы ещё находятся в работе, какие уже готовы и какие ожидают клиента.

Как учитывать предоплату и остаток

При заказе очков клиент может оплачивать всю сумму сразу или вносить часть стоимости при оформлении.

Поэтому информация о платежах должна быть непосредственно связана с заказом.

Сотруднику достаточно открыть заказ, чтобы увидеть общую стоимость, внесённую сумму и остаток, который необходимо оплатить при выдаче.

Это особенно удобно, когда выдачей занимается сотрудник, который не оформлял первоначальный заказ.

Уведомление о готовности

После завершения изготовления клиенту необходимо сообщить, что очки можно забрать.

При небольшом количестве заказов сотрудники могут делать это вручную. Но по мере роста количества заказов становится всё сложнее контролировать, кому уже позвонили, а кому ещё нет.

Автоматизация уведомлений позволяет связать сообщение клиенту с изменением статуса заказа. После того как заказ становится готовым, клиент может получить уведомление через доступный канал коммуникации.

Так сотрудникам не приходится вести отдельный список клиентов, которым нужно позвонить.

Выдача и закрытие заказа

На последнем этапе сотрудник должен убедиться, что заказ соответствует оформленным данным и что финансовые обязательства клиента выполнены.

После передачи очков клиенту заказ закрывается в системе.

Это важно не только для текущей работы, но и для последующего анализа. В системе остаётся история заказа, по которой можно понять, что было продано, когда заказ был оформлен и когда он был выдан.

Почему удобнее вести заказ в одной системе

Когда рецепт, заказ, склад, производство, оплата и уведомления находятся в разных местах, сотрудникам приходится постоянно переносить информацию вручную.

Например, рецепт может быть записан на бумаге, наличие оправы проверяется отдельно, статус изготовления уточняется в чате, а информацию о предоплате сотрудник ищет в кассовой программе.

Каждая такая точка передачи данных увеличивает вероятность ошибки.

Единая система объединяет эти процессы. Информация, внесённая при оформлении заказа, используется на следующих этапах, поэтому сотрудникам не приходится заново собирать данные.

Как MARVI помогает работать с заказами клиентов

В MARVI модуль «Продажи и заказы клиентов» позволяет объединить основные операции, связанные с оформлением очков.

Рецепт клиента можно использовать при подборе линз, товары выбираются с учётом актуальных остатков, а в заказе сохраняется информация о выбранных товарах и связанных с ними услугах.

Система позволяет отслеживать движение заказа по этапам, учитывать предоплату и окончательный расчёт, применять скидки и работать с бонусами сотрудников и клиентов.

При выдаче сотрудник получает доступ к информации о заказе и оплате, поэтому ему не требуется искать данные в нескольких программах или обращаться к коллеге, который оформлял заказ.

В результате автоматизация помогает салону оптики контролировать весь путь заказа — от первого ввода рецепта до момента, когда готовые очки передаются клиенту.

Подробнее о возможностях управления заказами — на странице  «Управление ассортиментом».