Практически каждый владелец оптики хотя бы раз сталкивался с ситуацией, когда данные в системе не совпадают с тем, что фактически находится на полках. Система показывает один остаток, данные поставщика — другой, а во время инвентаризации появляется ещё одна цифра.

Сначала такие расхождения легко списать на человеческий фактор. Но если ситуация повторяется регулярно, проблема чаще всего связана не с отдельной ошибкой сотрудника, а с организацией товарного учёта.

Разрозненные таблицы, ручной ввод данных, несвоевременное оформление продаж, резервов и перемещений постепенно приводят к тому, что фактические остатки перестают соответствовать данным в системе.

В этой статье разберём 7 основных причин, почему не сходятся остатки в оптике, и расскажем, как автоматизация помогает сделать учёт товаров точнее.

Почему точный учёт остатков важен для оптики

Складской учёт в оптике имеет свою специфику. Оправы отличаются моделями, цветами и размерами, линзы — диоптриями, покрытиями и другими параметрами, а часть товаров может резервироваться под конкретный заказ клиента.

Поэтому недостаточно знать только общее количество товара. Важно понимать, какая именно позиция есть в наличии, где она находится и доступна ли она для продажи.

Неточные остатки усложняют работу консультантов, создают дополнительную нагрузку на администраторов и не позволяют владельцу получить достоверную картину состояния склада.

7 причин, почему не сходятся остатки в оптике

1. Ошибки при приёмке товара

Если данные из накладной переносятся в систему вручную, ошибка может возникнуть уже на этапе оприходования.

Для оптики это особенно актуально из-за большого количества модификаций. Неправильно указанный артикул, цвет или другая характеристика впоследствии влияет на все операции с товаром.

2. Учёт ведётся в разных таблицах и программах

Когда остатки хранятся в Excel, резервы записываются отдельно, а перемещения между филиалами фиксируются в рабочих чатах, разные источники постепенно начинают показывать разные данные.

Чем больше таких источников, тем сложнее получить актуальную информацию об остатках.

3. Не учитываются резервы под заказы

Товар может физически находиться на складе, но уже быть предназначенным для конкретного клиента.

Если резерв не зафиксирован в системе, позиция продолжает отображаться как доступная для продажи. В результате возникает расхождение между общим и фактически доступным остатком.

4. Списания и возвраты оформляются с задержкой

Брак, повреждение, возврат поставщику или другое выбытие товара необходимо своевременно отражать в учёте.

Если товар уже физически отсутствует, но операция ещё не проведена, система продолжает показывать его в остатках.

5. Перемещения между филиалами не фиксируются вовремя

В сети салонов оптики оправы, линзы и аксессуары могут перемещаться между торговыми точками.

Если товар уже передали в другой филиал, но перемещение ещё не оформлено, в одном салоне он продолжает числиться в наличии, а в другом ещё не отображается.

Поэтому каждое перемещение должно фиксироваться в системе отдельной операцией.

6. Продажа оформляется позже, чем товар выдаётся

Ещё одна распространённая ситуация — товар уже передали клиенту, но продажу ещё не провели.

Пока операция не оформлена, система продолжает показывать товар как доступный. Если такие задержки повторяются, остатки постепенно теряют актуальность.

7. Инвентаризация проводится слишком редко

Если проверять склад только время от времени, во время инвентаризации бывает сложно установить, когда именно возникло расхождение.

Регулярная проверка отдельных категорий товаров позволяет раньше заметить проблему и быстрее найти её причину.

К чему приводят неправильные остатки

Неточный учёт влияет не только на работу склада.

Если система показывает товар, которого фактически нет, консультант может предложить клиенту недоступную позицию. Если же товар есть физически, но не отображается в системе, салон может упустить потенциальную продажу.

Кроме того, сотрудникам приходится тратить время на поиск товара, проверку других филиалов и ручную сверку информации.

Для владельца проблема ещё шире: без актуальных остатков сложно понять, какой товар действительно есть в наличии, где он находится и какие запасы требуют внимания.

Как сделать учёт остатков точнее

Одной большой инвентаризации недостаточно. Важно, чтобы сам процесс учёта был организован так, чтобы расхождения возникали как можно реже.

Для этого стоит:

  • вести товарный учёт в одной системе;
  • учитывать модификации оправ и параметры линз;
  • своевременно оформлять поступления;
  • фиксировать резервы под заказы;
  • проводить списания и возвраты в момент операции;
  • оформлять перемещения между филиалами;
  • автоматически обновлять остатки после продажи;
  • регулярно проводить инвентаризацию.

Такой подход позволяет контролировать движение товара не только во время проверки склада, но и каждый день.

Как MARVI помогает контролировать остатки

MARVI объединяет складской учёт, продажи, резервы и перемещения товаров в единой системе.

Каждая операция влияет на актуальные остатки, а информацию о товаре можно просматривать с учётом его характеристик и места хранения.

Для сети салонов это позволяет контролировать наличие товаров в разных филиалах без необходимости собирать информацию из нескольких таблиц.

В результате владелец получает более актуальные данные о товарных остатках, а сотрудники тратят меньше времени на ручные проверки и поиск расхождений.

Как понять, что оптике нужна единая система учёта

Стоит пересмотреть подход к учёту, если:

  • во время инвентаризации регулярно возникают расхождения;
  • сотрудники ищут товар, который «должен быть» в системе;
  • резервы ведутся отдельно от основного учёта;
  • перемещения между филиалами оформляются с задержкой;
  • остатки хранятся в нескольких таблицах или программах;
  • владельцу сложно быстро получить актуальную информацию о складе.

Точный учёт остатков в оптике — это не просто вопрос порядка на складе. Это основа для контроля товаров, работы сотрудников и принятия управленческих решений. Единая система позволяет отслеживать движение товара на каждом этапе и не ждать следующей инвентаризации, чтобы узнать о проблеме.

Подробнее о возможностях MARVI для контроля остатков читайте на странице «Складской учёт»